Neljä pientä askelta – artikkeli avoimeksi Helda-julkaisuarkistoon

Monet tutkijat haluaisivat saada artikkelinsa avoimeksi, mutta eivät tiedä miten se tapahtuu. Ei huolta, se ei ole lainkaan vaikeaa! Tässä jutussa kerromme helppotajuisesti miten jokainen voi tallentaa artikkelinsa avoimeksi (mikäli kustantajan linjaukset sen sallivat) muutamassa minuutissa. Kirjoitus on kolmas osa rinnakkaistallennusta käsittelevässä juttusarjassa. [Artikkelia on päivitetty 23.11.2021.]

(This article is also available in English.)

Rinnakkaistallennus Helsingin yliopistossa tapahtuu seuraavalla tavalla:

1. Anna julkaisun tiedot

Aloita tallentaminen Tuhat-portaalissa, johon kirjaudut HY:n käyttäjätunnuksillasi. Valitse siellä oikeasta ylälaidasta lisää uusi, sitten tutkimustuotos ja sitten asiaankuuluva vaihtoehto (artikkeli, kirja-artikkeli jne.). Avautuu lomake, johon tulee kirjoittaa julkaisun tiedot mahdollisimman täydellisesti.

Jos lisäät vain avoimen version artikkelistasi Tuhatissa jo oleviin julkaisutietoihin, voit hypätä suoraan kohtaan 2.

2. Tarkista rinnakkaistallennusoikeudet

Jokaisella lehdellä ja kustantajalla on omat sääntönsä rinnakkaistallentamiselle. Niitä tulee noudattaa niin Tuhat-tallennuksessa kuin tallentamisessa akateemisen sosiaalisen median palveluihin, kuten Academia.eduun tai ResearchGateen. Nämä ehdot selviävät paitsi lehden sivulta, myös helppokäyttöisestä SHERPA/RoMEO-tietokannasta Voit hakea lehteä tai kustantajaa (kirja-artikkelia tallettaessa) nimen tai esimerkiksi ISSN-numeron perusteella. Tietokanta kertoo selkeästi rinnakkaistallennusoikeudet, vaikkapa seuraavasti (kuva alla):

Esimerkissä Sherpa/Romeo kertoo, että Food Control-lehdessä tekijä voi rinnakkaistallentaa preprint-version (Sherpassa Submitted version) (vertaisarvioita edeltävä artikkeliversio – katso juttusarjan toinen osa) vapaasti ja post-print-version (tekijän viimeinen käsikirjoitusversio, Sherpassa Accepted version) ei-kaupalliseen institutionaaliseen julkaisuarkistoon (esim. Helda) 12 kuukauden embargolla eli julkaisuviiveellä ja lisenssillä CC BY-NC-ND. Omalle kotisivulleen saman käsikirjoitusversion voi tallentaa ilman embargoa, mutta siihen on lisättä CC BY-NC-ND-lisenssimerkintä.

Kustantajan version (lopullinen julkaistu versio, Sherpassa Published version) saa tallentaa institutionaaliseen julkaisuarkistoon vain jos siitä on maksettu artikkelinkäsittelymaksu (APC). Sama koskee muuhun ei-kaupalliseen julkaisuarkistoon tallentamista.

Sherpa/Romeon käyttöön löytyy apua täältä, samoin eri symbolien selitykset.

Huomioi myös tämä: Mikäli kirjoittajia on useita, varmista että kaikki suostuvat artikkelin avoimeen julkaisemiseen.

3. Lisää kokoteksti

Olettakaamme, että haluat tallentaa avoimeksi post-print-version artikkelistasi. Tämä tapahtuu samassa lomakkeessa, jossa julkaisun muut tiedot ovat, kohdassa ”Avoin saatavuus ja muut versiot: tiedostot, DOI ja linkit > lisää tiedosto.”. Klikkaa ”Lisää tiedosto (rinnakkaistallenna)”. Tämän jälkeen voit joko hakea tai raahata tiedoston koneeltasi lomakkeen ensimmäiseen kohtaan. Kirjoita tiedoston otsikko (se voi olla vaikkapa artikkelin otsikko tai lyhennetty versio siitä) ja valitse dokumentin versioksi hyväksytty kirjoittajan käsikirjoitus (tai jokin muu vaihtoehdoista mikäli tallennat muun version artikkelista).

Tämän jälkeen valitaan artikkelin avoimuus. Jos artikkelisi on kustantajan linjauksen mukaan avoin välittömästi, valitse vaihtoehto ”avoin” kohdassa ”Sähköisen version käyttöoikeus”. Mikäli kustantaja vaatii embargon, kuten esimerkkitapauksessamme, valitse ”kiellossa”, mikä tarkoittaa sitä, että artikkeli tulee näkyväksi vasta julkaisuviiveen jälkeen.

Seuraavaksi täytetään embargon alkupäiväksi artikkelin ilmestymispäivä ja lasketaan sen päättymispäivä. Esimerkissämme embargo on 12 kk eli se päätyy vuoden kuluttua artikkelin ilmestymisestä, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että artikkeli siirtyy automaattisesti Tuhat-järjestelmästä Helda-julkaisuarkistoon embargon päättymisen jälkeisenä päivänä. Ei siis tarvitse itse muistaa tallettaa artikkelia erikseen embargon päätyttyä. Mikäli embargoa ei ole, artikkeli siirtyy Heldaan automaattisesti heti, kun kirjaston asiantuntijat ovat tarkistaneet tallennuksen ja mahdollisesti täydentäneet tietoja. Tallentamalla kokotekstiartikkelisi kustantajan sallimin ehdoin Tuhat-tietokantaan, se siirtyy automaattisesti avoimeen Helsingin yliopiston Helda-julkaisuarkistoon. Heldassa artikkelisi on hakukoneiden haettavissa, ja se löytyy esimerkiksi Googlen ja Google Scholarin kautta.

Artikkeli siirtyy automaattisesti Tuhat-järjestelmästä Helda-julkaisuarkistoon embargon päättymisen jälkeisenä päivänä. Ei siis tarvitse itse muistaa tallettaa artikkelia erikseen embargon päätyttyä.

4. Lisää DOI

Artikkeli saa yleensä lehdessä ilmestyessään pysyvän tunnisteen (DOI-tunniste, digital object identifier), jolla sen löytää helposti. Tunniste kannattaa lisätä myös Tuhat-tietoihin, sillä rinnakkaistallenteen – joka ei yleensä ole lopullinen, julkaistu versio – ohella on hyvä tallettaa tieto siitä, missä julkaistu artikkeli sijaitsee verkossa esimerkiksi viittaustarvetta varten. Monet kustantajat myös edellyttävät viittaamista lopulliseen versioon. Tämä tapahtuu samasta ”Avoin saatavuus ja muut versiot: tiedostot, DOI ja linkit” -kohdasta sillä erotuksella, että valitaan tiedoston sijaan ”Lisää DOI-tunniste”. Avautuvaan lomakkeeseen lisätään tunniste (esim. 10.1007/978-94-007-7131-4_5), dokumentin versio (tässä tapauksessa lopullinen, julkaistu versio) ja käyttöoikeus (yleensä suljettu, mikäli kyseessä on perinteinen printtilehdessä julkaistu artikkeli, joka on siis maksumuurin takana eli ei avoimesti saatavilla). Tähän kohtaan voi määritellä myös Creative Commons -lisenssin, mikäli kyseisessä lehdessä tai Sherpa/Romeo-tiedoissa on sellainen määritelty. Muussa tapauksessa se jätetään määrittelemättä.

Huomaa, että Helsingin yliopisto suosittelee myös avoimissa lehdissä ilmestyneiden artikkeleiden tallettamista Heldaan, sillä tarkoitus on kerätä julkaisuarkistoon mahdollisimman kattavasti yliopiston tutkijoiden julkaisuja. On nimittäin mahdollista, että lehti lopetetaan ja artikkelit katoavat sen mukana. Helda-julkaisuarkisto on yliopiston ylläpitämä, luotettava pitkäaikainen säilytyspaikka.

Lopuksi

Tässäpä kaikki! Kun tallennuksen on tehnyt kerran-pari, se menee kuin itsestään jatkossa. Mikäli muisti pätkii tai tulee muuten ongelmia, voit ladata pikaoppaan Tuhat-tallennuksesta tai katsoa verkko-opastamme. Tarjolla on myös video, jossa tallennusprosessi käydään läpi.

Jos käy niin, että jäät jumiin johonkin kohtaan tai aika ei vaan mitenkään riitä tallentamiseen, voit käyttää myös kirjaston rinnakkaistallennuspalvelua, jossa kirjaston tietoasiantuntijat tekevät tallennuksen puolestasi. Sinun tarvitsee vain lähettää tiedot julkaisusta ja kaikki artikkeliversiot joita sinulla on. Kirjastolaiset tarkistavat tallennusoikeuden ja tallentavat oikean version. Voit lähettää palveluun myös vanhempia artikkeleita, joskin uudet tallennetaan ensin. Palvelu on saatavissa osoitteessa openaccess-info@helsinki.fi Samasta osoitteesta voit tilata myös kirjaston asiantuntijan näyttämään kädestä pitäen rinnakkaistallennusta yksikkösi tutkijoille.

Juttusarjassa ilmestyneet artikkelit: